È fondamentale essere in grado di identificare rapidamente le violazioni dell'etica.
La nostra piattaforma di whistleblowing consente ai dipendenti e agli stakeholder (personale esterno, dipendenti di fornitori di servizi o subappaltatori, fornitori, azionisti e rappresentanti della società civile) di segnalare qualsiasi problema grave, in modo da potervi porre rimedio. Queste segnalazioni possono costituire un crimine o un reato, una violazione grave e manifesta della legge o dei regolamenti, una minaccia all'interesse generale o una violazione del codice di condotta, in particolare l'esistenza o il rischio di gravi violazioni dei diritti umani e delle libertà fondamentali, della salute e della sicurezza delle persone o dell'ambiente.
Definizione di whistleblower e descrizione dei fatti:
- Un whistleblower è una persona fisica che segnala o divulga, senza corrispettivo economico e in buona fede, informazioni relative a un crimine, un reato, una minaccia o un danno all'interesse generale, una violazione o un tentativo di occultamento di una violazione del diritto internazionale o dell'Unione Europea, della legge o dei regolamenti.
- In quanto tale, i fatti oggetto della segnalazione devono essere presentati in modo obiettivo e fattuale, evidenziando la loro natura presunta e presentando un legame diretto con l'oggetto della segnalazione.
Protezione degli informatori:
Non è sempre facile fare una segnalazione di whistleblowing, ed è per questo che abbiamo implementato un processo volto a garantire la massima riservatezza, una gestione imparziale e diligente, la protezione dalle ritorsioni e la conformità alla legislazione nazionale.
Anonimato:
Ha la possibilità di rimanere anonimo. In questo caso, la preghiamo di non fornire alcuna informazione sui suoi dati personali.
Trattamento delle segnalazioni:
Le segnalazioni lanciate tramite questa piattaforma saranno elaborate da :
- Caroline Faïsse: Frode, corruzione, sanzioni internazionali ed embarghi
- Vincent Beaurenaut: Protezione dei dati personali
- Marie Devoti: Molestie e Discriminazione
- Léa Abdelli: Diritti umani e ambiente
- Etienne Vasseur: Salute e sicurezza / Tutti i reati e le infrazioni
- Se la persona che si occupa della sua segnalazione è coinvolta nella segnalazione, può:
- Contattare il suo responsabile di linea
- Contattare il Funzionario per l'Etica, Léa Abdelli
- Fare una segnalazione esterna (vedere Segnalazione esterna)
- Effettuare una segnalazione nella categoria “Segnalazione a un arbitro diverso da quello indicato nella sua categoria”
Processo:
- Una volta registrata una segnalazione sulla piattaforma, le persone autorizzate a trattare le segnalazioni sulla piattaforma verificano i fatti riportati, in totale riservatezza, al fine di determinare se la segnalazione è ammissibile e di prendere una decisione informata sull'azione da intraprendere.
- La persona che ha effettuato la segnalazione sarà tenuta al corrente della gestione della segnalazione attraverso un'area di discussione online anonima. Quest'area viene utilizzata anche per fornire chiarimenti e per scambiare opinioni con i case manager. Le informazioni relative all'accesso a quest'area devono essere conservate con cura in un luogo sicuro.
- I tempi di elaborazione sono i seguenti:
- 7 giorni per confermare la ricezione della segnalazione
- 90 giorni per elaborarla
Conservazione dei dati:
Se le affermazioni contenute nella segnalazione sono inesatte o se la segnalazione è diventata irrilevante, la segnalazione verrà chiusa. L'autore della segnalazione sarà informato per iscritto della chiusura del dossier.
Segnalazione esterna:
Gli informatori possono anche inviare una segnalazione esterna, sia dopo aver inviato una segnalazione interna, sia direttamente.
--------Ho perso i dati di accesso al mio spazio personale, cosa posso fare?-----------------------
Può creare una nuova segnalazione spiegando la sua situazione e la segnalazione che ha già fatto all'arbitro. L'arbitro potrà quindi comunicare con lei attraverso il nuovo spazio di comunicazione creato.
Questo sistema è ospitato da un fornitore di servizi che non ha accesso ai dati, ma ne garantisce il funzionamento.
Come il nostro sistema di whistleblowing vi protegge
- Non vengono fornite informazioni identificative alle persone di contatto.
- Il vostro messaggio sarà adattato per renderlo ancora più anonimo. Ciò significa che elimineremo la doppia punteggiatura e le parole in minuscolo.
- Tutte le informazioni sono crittografate end-to-end, per cui i vostri dati sensibili sono al sicuro.
Come proteggersi
- Non siete nella rete aziendale (Internet / VPN).
- Non utilizzate un dispositivo (smartphone, computer, ecc.) fornito dal vostro datore di lavoro.
- Non utilizzate espressioni idiomatiche o abbreviazioni che usate frequentemente nelle conversazioni o nelle e-mail.